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Como manejar el tiempo sin manejarlo (parte 2)

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[singlepic id=363 w=160 h=120 float=left]Generalmente hay una relación inversa entre lo pesada que es una carga en nuestra mente y lo que realmente estamos haciendo para resolverla. Y lo más curioso es que no se necesita terminar con ella para removerla de la mente.

Basta con clarificar los acuerdos que hagamos con nosotros mismos acerca de cada cosa. Es decir, simple y llanamente, hacer una lista. Allen sugiere en realidad hacer cinco listas:

  1. La lista de “Proyectos”, que contiene los “títulos” de nuestras grandes empresas en la vida.
  2. La lista de “Acciones Inmediatas”, que identifica lo próximo a hacer en cada uno de los proyectos.
  3. La lista de “Espera”, que contiene las actividades que están en este momento en manos de otros.
  4. La lista de “Programadas”, que señala las acciones que tienen una fecha y hora determinadas.
  5. La lista “Tal vez”, que agrupa todas las actividades que no tienen que hacerse necesariamente.

Según Allen, el ejecutivo promedio experimenta 170 interacciones por día (llamadas, conversaciones de pasillo, E-mails) y tiene un atraso de 200 a 300 horas de trabajo inconcluso.

¿Cómo puede alguien relajarse y concentrarse en medio de tanto caos? “El secreto está en ser implacablemente claro con cada cosa que se atraviese en su camino: ¿Qué es? ¿Requiere una acción? Si la respuesta es negativa, elimínela, archívela o incúbela. Si requiere una acción: ¿Cuál es el paso siguiente? Hágalo, deléguelo o prográmelo para una fecha y hora determinada”.

Contrario a lo que piensa todo el mundo, esto no quiere decir que siempre hay que trabajar en las “cosas más importantes” primero. A veces no se cuenta con la energía, las herramientas o el tiempo necesario para trabajar en las cosas más prioritarias. “Es posible que lo más apropiado para hacer en los próximos diez minutos sea regar las plantas o alimentar los peces…”

No se deje hundir en la bandeja de entrada. Propóngase desocuparla al menos una vez al día. Tome las cosas una por una y no pase a la siguiente hasta que no haya determinado una acción para la anterior. No devuelva nunca nada a la bandeja de entrada. Acuérdese que debajo de su escritorio hay una caneca. No tema usarla…

Es una ilusión y una falacia pensar que se puede tener control sobre su vida y su tiempo. Al contrario, las empresas aceleradas de hoy en día exigen más espontaneidad que dominio; más flexibilidad que predeterminación. Se habla despectivamente de aquellas empresas que viven “apagando fuegos”. Pero, ¿cuál es la organización que nunca se revienta en una crisis? Justamente ¡el cuerpo de bomberos!

Tal vez nunca lograremos organizarnos y disciplinarnos para que nos consideren virtuosos gerentes colmados de buenos hábitos. Sin embargo, al eliminar la ansiedad que nos causa la impotencia de dominar el tiempo, empezaremos a sentir que lo somos. Se trata simplemente de eliminar esos pendientes que siguen “anclados” en nuestra mente y que no nos dejan avanzar. Si cada proyecto progresa un paso cada día, sentiremos que nuestro barco levó anclas ese día. Sentiremos esa brisa fresca en el rostro que nos indica que vamos avanzando.

Ver  parte1

Fuente: emprendedor.com – www.1buenaidea.com

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